El control de calidad se ha convertido en una de las áreas de mayor interés para los laboratorios clínicos de cualquier tamaño. Y con razón, porque el control de calidad influye en todos los aspectos del laboratorio, desde la fase preanalítica hasta la fase postanalítica.

En colaboración con Sigma Diagnostics, empresa ecuatoriana especializada en control de calidad para laboratorios clínicos y bancos de sangre, le presentamos esta serie de artículos sobre el control de calidad. La directora científica de Sigma Diagnostics, Jaylin Carrasquel, analizará los diferentes costos en los que incurre el control de calidad de un laboratorio y cómo estos costos son una inversión que eventualmente beneficiará a su laboratorio.

Para crear una base para seguir adelante, en este artículo veremos primero los diferentes tipos de costos de la calidad para un laboratorio clínico.

El objetivo del laboratorio clínico

Un laboratorio clínico es como una empresa cualquiera, ya que su objetivo principal es la consecución de un beneficio económico. Para eso, necesita ser competitivo, ofreciendo productos y servicio de calidad a mejor precio que el de la competencia, al mejor costo para el propio laboratorio y con el mayor dominio posible de su segmento en el mercado.

Ahora, la pregunta es: ¿Cómo podemos llegar a ser más competitivos, ofrecer un mejor producto a un menor precio para finalmente incrementar nuestro beneficio económico?

La respuesta es a través de la mejora continua. Para la mejora continua de los procesos en el laboratorio y para alcanzar la satisfacción de nuestros clientes se hace necesario saber en qué estamos fallando y lograr a partir de la cuantificación del error los cambios necesarios. Así se cumplirá con las expectativas de los clientes que son: ofrecerles resultados con utilidad clínica con una remarcada atención y tiempo de respuesta rápido.

La mejora continua se logra a través de la definición de objetivos y es aquí que entran los sistemas de gestión de calidad. Ellos precisan de revisión periódica con vistas a determinar el cumplimiento de los objetivos previstos y la medición de los costos asociados a la calidad orienta desde el punto de vista económico las acciones de mejora.

Los 4 tipos de costos de calidad

La expresión costos de calidad, aun teniendo un significado concreto, es susceptible de varias interpretaciones. Nosotros interpretaremos los costos de la calidad en su más amplio sentido, entendiendo como tales los costos derivados de la gestión total de la calidad en el laboratorio clínico, afectando a todos sus departamentos y estructurados en cuatro categorías:

• Costos de prevención
• Costos de evaluación
• Costos de los fallos internos
• Costos de los fallos externos

Costos de prevención

Los costos de prevención son los costos de todas las actividades diseñadas específicamente para reducir o evitar los defectos de los productos o servicios.

Estos costos se consideran más como una inversión que a un gasto y así, son aquellos asociados a las actividades destinadas a prevenir la calidad pobre o defectuosa en los servicios del laboratorio clínico, es decir, las no conformidades.

Estas actividades en el laboratorio clínico serian:

• Planificación periódica de los requisitos y objetivos de calidad
• Capacitación en procedimientos de trabajo y evaluación inicial de las competencias
• Calificación de los proveedores
• Mantenimientos preventivos
• Verificación de los procesos del laboratorio y de las metodologías de medición
• Gestión de calidad y actividades de mejora
• Formación de los usuarios del laboratorio

Costos de evaluación

Los costos de evaluación son los costos correspondientes a determinar si los productos o servicios cumplen con las especificaciones.

Desde el punto de vista del laboratorio clínico, son los costos vinculados a la medición, evaluación y auditoría de la calidad de los servicios y productos del laboratorio. El objetivo es asegurar la conformidad con los requisitos regulatorios, de acreditación, del laboratorio y de los clientes.

Estos costos tienden a ser mayores que los costos de prevención, pero soportan la calidad, ya que con sus actividades podemos alcanzar el nivel de calidad deseado. Además, tendremos las herramientas para identificar y corregir las no conformidades antes de que impacten sobre los servicios o afecten la seguridad de los pacientes por un resultado sin utilidad clínica.

Las actividades que implican costos de evaluación en el laboratorio clínico serian:

• Seguimiento a través de encuestas a clientes y usuarios finales
• Evaluación continua de las competencias del personal
• Calibración de los instrumentos de medición y equipos
• Inspección de las muestras en el momento de la recepción y en los puntos de análisis
• Llevar a cabo y monitorear el control de calidad
• Participar en programas de evaluación externa de la calidad y controles internos de tercera opinión con comparación interlaboratorio
• Medir los indicadores de calidad
• Llevar a cabo auditorías internas
• Participar en inspecciones externas y evaluaciones

Luego de los costos de prevención y evaluación, tenemos los costos de no conformidad que son los costos que soporta la empresa derivados de productos o servicios no conformes con los requisitos de calidad. Estos se dividen en fallos internos y externos.

Los fallos internos tienen lugar antes de que el resultado se entregue al paciente, mientras que los externos tienen lugar una vez que el resultado ha sido entregado al paciente.

Los costos por los fallos resultan de las repeticiones y correcciones para mitigar el efecto de una no conformidad en el producto o servicio ofrecido por la empresa.

Costos de los fallos internos

Los fallos internos se detectan dentro del laboratorio y sus costos se generan para resolver los problemas antes de emitir los resultados al paciente. Los costos por fallos internos en el laboratorio clínico podrían ser:

• Problemas en las muestras en la etapa preanalítica. Ocurren cuando las muestras recibidas no cumplen con los criterios de aceptación y necesitan recolección
• Reactivos y/o suministros insuficientes o caducados
• Sangre o componentes sanguíneos desperdiciados
• Tiempo improductivo por tener el laboratorio fuera de funcionamiento sea por falta de suministros o por fallas en los instrumentos
• Costo por averías en la infraestructura del laboratorio
• Ajustes y diferencias en el inventario
• Costos de fallos por errores de planificación
• Diseño incorrecto de productos, servicios y/o procesos

Costos de los fallos externos

Los fallos externos son problemas detectados fuera del laboratorio por médicos, enfermeras, pacientes u otros clientes que reciben resultados, productos o servicios defectuosos. Estos costos son los más costosos de todos los observados en esta publicación.

Los costos por fallos externos en el laboratorio clínico podrían ser:

• Costos asociados a rectificación del problema
• Costos para mitigar los efectos adversos causados a los pacientes y/o usuarios
• Quejas de clientes y/o usuarios (pacientes, doctores, directivos del hospital, etc.)
• Informes perdidos o con errores.
• Diagnósticos incorrectos que pueden llevar a demandas judiciales
• Costos por tener que volver a procesar la muestra de un paciente que ha sido llamado de nuevo al laboratorio para tomarle una nueva muestra

¿Por qué los fallos externos son los más costosos para el laboratorio? Porque como hemos visto, pueden resultar en la pérdida de tiempo, dinero y clientes. Tiempo porque habrá que volver a correr las pruebas. Dinero porque en algunos casos habrá que reembolsar el valor de la prueba al cliente. Y clientes porque el posible daño a la imagen del laboratorio puede resultar en que los clientes dejan de contratar los servicios del laboratorio.